Techniki aktywnego słuchania – czyli jak usprawnić pracę zespołu
Spotkanie, które miało potrwać godzinę przeciąga się w nieskończoność? Wychodzisz z niego zmęczony i lekko poirytowany faktem, że dalej nie dowiedziałeś się co należy do twoich obowiązków? Z pomocą przychodzi aktywne słuchanie! Dowiedz się, czym jest i jakie zasady implementować, aby stać się dobrym słuchaczem i działać efektywniej w zespole.
Spis treści
Czym jest aktywne słuchanie?
Słyszenie i słuchanie to pojęcia, których znaczenia różnią się od siebie. Pierwsze z nich zachodzi w sposób automatyczny, bierny. Słuchanie natomiast jest pojęciem czynnym, wymagającym skupienia oraz zużycia określonej ilości energii. Z kolei słuchanie aktywne to takie, które jest efektywne, skuteczne i skupia uwagę na rozmówcy.
Jak wynika z danych opublikowanych w książce J. Stankiewicz „Komunikowanie się w organizacji”, słuchanie jest elementem, który ma największy wpływ na aktywizację i skuteczność komunikowania się. Stanowi aż 45% spośród innych elementów takich jak czytanie (9%), pisanie (16%) i mówienie (30%). W celu zwiększenia efektywności zespołu i skrócenia czasu trwania spotkań należy więc po prostu słuchać!
źródło: J. Stankiewicz., Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo Astrum, Wrocław 2006, s. 65.
Poznaj techniki aktywnego słuchania, które usprawnią pracę zespołową
Aktywne słuchanie pomaga w porządkowaniu informacji, zapobiega nieporozumieniom oraz pomaga w budowaniu i podtrzymywaniu relacji międzyludzkich. Dzięki temu praca zespołowa staje się bardziej efektywna, warto więc poświęcić czas na kształtowanie tej umiejętności. Poniżej przedstawiam techniki aktywnego słuchania, które powinieneś stosować, aby zwiększyć komunikacje w swoim zespole.
Klaryfikuj
Klaryfikacja jest prośbą o wyjaśnienie lub doprecyzowanie komunikatu, kiedy dana wypowiedź nie jest do końca zrozumiała, lub nie uzyskano wszystkich potrzebnych informacji. Świetnym sposobem na otrzymanie klarownych i pełnych odpowiedzi jest zadawanie pytań. Ze względu na cel jaki chcesz uzyskać, można wyróżnić:
- pytania otwarte,
- pytania zamknięte.
Jeśli chciałbyś uzyskać bardziej szczegółowe informacje na dany temat lub nie zrozumiałeś przekazywanej treści, z pomocą przychodzą pytania otwarte. Przykładowo: „W jaki sposób mam uzupełnić arkusz dotyczący wytycznych projektu?”.
Pytania zamknięte pozwolą na uzyskanie krótkiej odpowiedzi „tak” lub „nie”. Warto stosować te techniki aktywnego słuchania celu potwierdzenia danej kwestii. Egzemplifikując: „Rozumiem, że do poniedziałku mam uzupełnić arkusz dotyczący wytycznych projektu?”.
Parafrazuj
Parafrazowanie jest powtórzeniem własnymi słowami treści, które przekazał rozmówca. Pomaga to uniknąć zniekształceń, nieporozumień i nieprawidłowych interpretacji. Możesz zacząć od słów: „Rozumiem, że…”, „Czyli chodzi Ci o…”, „Popraw mnie, jeśli się mylę…”. Jeśli parafrazowana przez Ciebie wypowiedź zawierała nieprawidłowe informacje, nadawca komunikatu powinien to zauważyć i jeszcze raz wyjaśnić, co miał na myśli.
Używaj zachęcających zwrotów
Reagowanie na usłyszane informacje jest ważną składową aktywnego słuchania, która stanowi potwierdzenie odbioru komunikatu. Podczas wypowiedzi rozmówcy warto co jakiś czas powiedzieć „rozumiem”, „tak”, „zgadza się”. W taki sposób pokazujesz mu, że jesteś skupiony na tym co mówi i podtrzymasz rozmowę. Uważaj jednak, żeby nie stosować tego typu zwrotów zbyt często. Wertowanie w tym samym czasie kartek lub sprawdzanie telefonu również nie jest wskazane ;).
Nie przerywaj rozmówcy
Na początek, przerywanie osobie, która wypowiada się w danym momencie, jest oczywiście niekulturalne. Co więcej, może być stresujące i rozpraszające. Koncentruj więc uwagę na tym, co chce Ci powiedzieć rozmówca i nie przeszkadzaj mu. Ułatwi to szybkie, sprawne i skuteczne przekazanie komunikatu, a spotkanie potrwa krócej.
Formułuj zwięzłe podsumowania
Podsumowania pełnią kluczową kwestię w rozumieniu i porządkowaniu informacji. Powtórz skrótowo ustalenia, aby mieć pewność, że wszystko jest dla Ciebie jasne. W taki sposób pomożesz również uporządkować wiadomości pozostałym osobom w zespole, zwłaszcza tym bardziej nieśmiałym. Podczas spotkania warto również sporządzać notatki. Dzięki temu będziesz mógł zawrzeć w podsumowaniu wszystkie poruszane dotąd kwestie. Przydatne mogą okazać się zwroty: „Podsumowując…”, „Przechodząc przez wszystkie punkty od początku…”, “Reasumując…”.
Podsumowanie
Uświadomienie sobie różnicy pomiędzy słyszeniem a słuchaniem to pierwszy krok do zostania dobrym słuchaczem. Następny etap to implementacja zasady aktywnego słuchania. Zgodzisz się ze mną, że nie są one zbyt skomplikowane? Wystarczy poćwiczyć! Słuchaj aktywnie i pracuj efektywnie!
Bibliografia
Frydrychowicz S., Komunikacja interpersonalna w zarządzaniu, Wydawnictwo Forum Naukowe, Poznań 2009.
Nestorowicz R., Sztuka Słuchania, w: Mruk H., Komunikowanie się w biznesie, Akademia Ekonomiczna w Poznaniu, Poznań 2002.
Stankiewicz J., Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo Astrum, Wrocław 2006.
FAQ
Czym jest aktywne słuchanie?
Aktywne słuchanie to czynny proces skupienia uwagi na rozmówcy i skuteczne przyswajanie informacji. Odróżnia się od zwykłego słyszenia, ponieważ wymaga aktywnego zaangażowania i energetycznego wysiłku.
Dlaczego aktywne słuchanie jest ważne w pracy zespołowej?
Aktywne słuchanie jest kluczowe w pracy zespołowej, ponieważ pomaga w porządkowaniu informacji, zapobiega nieporozumieniom i buduje dobre relacje między członkami zespołu. Przyczynia się do efektywności komunikacji.
Jakie techniki można zastosować w aktywnym słuchaniu?
Techniki aktywnego słuchania obejmują klaryfikację, parafrazowanie, używanie zachęcających zwrotów, nieprzerywanie rozmówcy oraz formułowanie zwięzłych podsumowań. Te techniki pomagają w lepszym zrozumieniu informacji, unikaniu nieporozumień i podtrzymywaniu rozmowy.
Autor
