Efektywne spotkania projektowe – o czym pamiętać?
Start roku szkolnego już za nami. Studenci również odliczają dni do pierwszych wykładów i ćwiczeń. Nowy semestr wiąże się z powrotem do typowych zajęć, jakimi są zadania i projekty grupowe. Dla jednych to sama przyjemność, dla innych nie lada wyzwanie kojarzone z bezsensownymi dyskusjami, dygresjami i problemem z podziałem pracy. Co zrobić, aby przeprowadzić efektywne spotkania projektowe na studiach, w szkole czy w pracy?
Spis treści
Nieidealny UpSkill
Spotkania UpSkill na początku istnienia zespołu nie należały do perfekcyjnych. Na pewno można powiedzieć, że były inspirujące, ale czy efektywne? Niekoniecznie Z czasem wypracowaliśmy dobre praktyki, którymi teraz chciałabym się z Tobą podzielić. Może niektóre już stosujesz, inne wydadzą Ci się oczywiste, ale o nich nie pomyślałeś, jeszcze inne zupełnie nowe. Poniżej przedstawione zostały wskazówki, o których warto pamiętać, aby spotkania projektowe były efektywne.
Kontrakt
Na pierwszym spotkaniu warto poświęcić trochę czasu na opracowanie kontraktu, czyli zasad, które będą obowiązywały podczas pracy. Jest to dobre rozwiązanie, zwłaszcza gdy realizacja zadań będzie obejmowała więcej niż jedno spotkanie. Przykładowo, niektóre grupowe projekty studenckie trwają nawet cały semestr. W takim wypadku jeden meeting raczej nie wystarczy, aby zrealizowć wszystkie zadania. W formułowaniu kontraktu powinna brać udział cała grupa. Świetnie jeśli są one spisane np. na kartce papieru i podpisane przez wszystkich uczestników spotkania – jest to powierdzenie zapoznania się z zasadami panującymi podczas spotkań. Przykładowy punkt kontraktu:
“Na spotkania projektowe przychodzimy punktualnie”.
Cel i agenda
Według mnie nie ma nic gorszego niż branie udziału w spotkaniu projektowym, które nie wiadomo, ile potrwa i co trzeba będzie na nim zrobić. Aby uniknąć takich sytuacji, warto przygotować się do pracy formułując jej cel oraz agendę. W UpSkill każda osoba jeszcze przed spotkaniem zastanawia się nad tym, jakie tematy chciałaby poruszyć podczas meetingu, tworząc przy tym swoją własną mini agendę. Dzięki temu pracę możemy zacząć od sformułowania listy zadań do zrobienia, opartej o punkty każdej osoby. Na podstawie tego można określić główny cel spotkania, pogrupować zadania ze względu na określone tematy (np. strona internetowa, Facebook itp.), nadać priorytety tasków i oszacować czas, potrzebny na ich realizację. Jak widzisz, agenda i cel są pomocne w przeprowadzaniu efektywnych spotkań projektowych.
Aktywne słuchanie
Temat aktywnego, czyli efektywnego i uważnego słuchania pojawiał się w moich tekstach wielokrotnie z racji tego, że jest to podstawa efektywnej komunikacji. Chcę więc “przemycać” Ci to zagadnienie gdzie tylko się da! Jak się domyślasz, w pracy grupowej uważne słuchanie jest niezwykle istotne. Ma wpływ na to, ile potrwa spotkanie (bez aktywnego słuchania nawet agenda nie pomoże!), jak wiele z niego wyniesiesz, ile zapamiętasz i czy wszystko będzie dla Ciebie zrozumiałe. Tej tematyce poświęciłam osobny artykuł, dlatego zachęcam Cię do jego przeczytania. Dowiesz się z niego, jak słuchać aktywnie w kontekście pracy grupowej i zespołowej
Notatki
Nawet jeśli masz świetną pamięć, nie jesteś w stanie zapamiętać wszystkich informacji, które pojawiły się na spotkaniu. Podczas UpSkillowych meetingów często zdarzały nam się inspirujące dyskusje, których efektem była masa wspaniałych pomysłów. Większość nie była jednak w żaden sposób wykorzystana, ponieważ orientowaliśmy się, że część z nich wyparowała z naszych głów, zanim jeszcze spotkanie zdążyło się skończyć. Aby uniknąć takich sytuacji i zwiększyć efektywność spotkań projektowych, na początku pracy warto wyznaczyć osobę, która podczas meetingu będzie odpowiedzialna za robienie notatek. Następnie może udostępnić je każdej osobie w grupie. Dzięki temu praca wykonana na spotkaniu nie pójdzie na marne, a do pomysłów zawsze można będzie wrócić.
Podział zadań
Podczas efektywnego spotkania projektowego nie można zapomnieć o odpowiednim podziale obowiązków. Określenia typu “zróbmy punkt 1” lub “trzeba napisać wstęp” są bardzo niebezpieczne. Można je porównać do sytuacji, w której mama wychodząca do pracy mówi do trójki swoich dzieci, że dobrze by było wyrzucić śmieci. Jest 50% szans na to, że śmieci nie będzie w koszu, kiedy mama wróci do domu (moja mama powiedziałaby, że szanse są zerowe, ale jestem optymistką ). Wracając do pracy grupowej, zadanie powinno być przypisane do konkretnej osoby i mieć ściśle określony termin wykonania. W UpSkill stosujemy dodatkowo aplikację Trello, która oprócz przypisywania zadania do osoby, pomaga porządkować taski w czasie. Przypomina też o konieczności ich wykonania kilka dni przed deadlinem.
Podsumowanie
Pamiętaj, że masz wpływ na efektywność spotkań projektowych, w których bierzesz udział. Aktywne słuchanie w połączeniu z odpowiednim przygotowaniem do spotkania, sporządzaniem notatek i podziałem obowiązków pozwoli Ci zapanować nad chaosem i szybciej osiągnąć cel.
FAQ
Czym jest kontrakt w kontekście spotkań projektowych?
Kontrakt to ustalenie zasad, które będą obowiązywać podczas pracy grupowej. Warto poświęcić czas na opracowanie kontraktu na pierwszym spotkaniu, zwłaszcza gdy projekt obejmuje więcej niż jedno spotkanie. Każda osoba powinna mieć możliwość wpływu na jego kształt. Przykładowe punkty kontraktu mogą dotyczyć punktualności czy podziału obowiązków.
Dlaczego warto określić cel i agendę spotkania?
Przygotowanie celu i agendy spotkania pozwala uniknąć nieokreślonych i niekończących się dyskusji. Określenie celu pozwala skoncentrować się na konkretnych zadaniach, a agenda umożliwia zaplanowanie czasu i priorytetów. To ważne elementy, które przyczyniają się do efektywności spotkań projektowych.
Jakie są korzyści z robienia notatek podczas spotkań projektowych?
Notatki pomagają utrwalić informacje i pomysły omawiane podczas spotkań. Nawet jeśli masz dobrą pamięć, nie jesteś w stanie zapamiętać wszystkiego. Przeznaczenie czasu na robienie notatek i ich udostępnienie innym uczestnikom zapewnia, że praca wykonana na spotkaniu nie zostanie zapomniana, a pomysły będą dostępne w przyszłości.
Autor
