Jak napisać maila? Poznaj metodę 7C!
Pisanie wiadomości mailowych jest proste, ale to jak napisać maila w sposób zrozumiały dla odbiorcy już nie jest aż tak oczywiste. Jak zatem efektywnie komunikować się za pomocą poczty elektronicznej? W tej sztuce pomoże metoda 7C – narzędzie wspierające formułowanie wiadomości mailowych.
Spis treści
Jak napisać maila? – udręka każdego studenta
Mimo że w dzisiejszych czasach studenci nie mają problemów z korzystaniem z dóbr technologii, wielu z nich miewa kłopoty z pisaniem oficjalnych maili. To niby nic trudnego, ale kojarzy mi się z odrobiną niepewności “czy aby na pewno w danej wiadomości wszystko jest w porządku”. Pamiętam sytuacje, w których ze znajomymi z roku sprawdzaliśmy swoje maile, aby mieć potwierdzenie, że w takiej formie wiadomość może zostać wysłana np. do profesora. Jeśli na etapie akademickim korespondencja elektroniczna bywała wyzwaniem, jak napisać maila będąc w pracy? W końcu od jej efektywności zależy jakość wykonywanych przez nas zadań.
Maile – must have w pracy biurowej
Szczerze mówiąc, nie jestem fanką pisania maili. Uważam, że są znacznie lepsze kanały komunikacji, które angażują większą liczbę zmysłów i nie zostawiają miejsca domysłom. Okazuje się jednak, że w pracy biurowej są one absolutną podstawą. Zwłaszcza w dobie pandemii, kiedy wiele firm decyduje się na pracę zdalną, wiadomości tekstowe są niezastąpione. Sama pracuję hybrydowo (3 dni w tygodniu stacjonarnie, 2 dni zdalnie). W biurze nie mam problemu z przemieszczaniem się pomiędzy moim działem a innymi. Czasem wręcz “łapię” współpracowników na korytarzu, aby szybko zapytać o nurtujące mnie kwestie. Niestety, pracując z domu zostaje mi tylko mail, komunikator wewnętrznie używany przez firmę i telefon, który zostawiam na “czarną godzinę”, ponieważ wiem, że kalendarze moich kolegów i koleżanek są pełne spotkań, więc nie będą mieli czasu rozmawiać. Maile mają również inne zastosowanie. Przykładowo, to świetny kanał komunikacji służący do porządkowania dotychczasowych ustaleń wśród pracowników – do wiadomości tekstowej zawsze można wrócić, rozmowy telefoniczne czy wideo są narażone na zniekształcenia. Na koniec, komunikaty przesyłane przez pocztę elektroniczną są niezastąpione w podsumowaniach ustaleń z klientami, którzy po spotkaniu potrzebują faktów i najważniejszych informacji w pigułce.
Metoda 7C – czyli jak napisać maila w efektywny sposób
Żeby nie zginąć w chaosie informacyjnym i ułatwić sobie życie (oraz profesorowi, promotorowi, współpracownikom, klientom i wszystkim wokół) warto zapoznać się z metodą, która pomaga w formułowaniu przejrzystych wiadomości tekstowych. Mowa tutaj o metodzie 7C, która w siedmiu krokach opisuje jak napisać maila, by nasza komunikacja była efektywna.
Clear – jasny
Staraj się nie komplikować swojego komunikatu. Buduj krótkie zdania, bez zbędnych ozdobników. Dobrą praktyką jest zarysowanie na początku maila, jakie tematy będziesz poruszać w omawianej wiadomości
a następnie wypunktowanie ich w dowolny sposób. Dzięki temu wiadomość będzie przejrzysta i wygodna
w czytaniu. Zmierzaj do tego, aby osiągnąć cel wiadomości w najprostszy i najkrótszy sposób. Nie zostawiaj pola do tego, aby odbiorca dopowiedział sobie w głowie kilka zdań więcej i zinterpretował Twoje słowa sposób inny niż zakładałeś.. To może doprowadzić do nieporozumień, na które w pracy po prostu nie ma czasu.
Concise – zwięzły
Zmierzaj prosto do celu, formułując krótkie i precyzyjne zdania. Nad tym punktem sama ciągle pracuję – nie jest mi łatwo produkować zwięzłe maile przy moich skłonnościach do dygresji, które nie sprzyjają efektywnej komunikacji mailowej. Uwierz mi, że w pracy nikt nie będzie miał czasu na czytanie Twoich “wywodów” :).
Concrete – konkretny
Ten punkt łączy się z poprzednim. Aby zwiększyć efektywność komunikacji mailowej, bądź konkretny i staraj się umiejętnie segregować informacje na ważne i nieważne dla danego tematu. Podawaj odbiorcy tylko te, które są dla niego istotne. Uwzględnienie pozostałych będzie tylko niepotrzebnie wydłużać i komplikować wiadomość obniżając wartość faktów, które należałoby brać pod uwagę.
Correct – poprawny
Zadbaj o to, aby Twoja wiadomość nie zawierała błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Moją piętą Achillesa jest właśnie interpunkcja dlatego upSkillowe teksty sprawdza mi Ewa z naszego zespołu. W pracy piszę kilkanaście lub kilkadziesiąt maili dziennie – nawet ona nie zdołałaby wszystkich zweryfikować :). Jeśli nie masz w pobliżu osoby jak Ewa, możesz tak jak ja skorzystać z bezpłatnych stron do sprawdzania poprawności tekstów np. ortograf.pl, polszczyzna.pl.
Pamiętaj, aby przed wysłaniem wiadomości przeczytać ją jeszcze raz!
Coherent – spójny
Mail musi tworzyć logiczną całość. Jego spójność powinna zostać zachowana w kontekście treści, tonu wypowiedzi oraz użytego słownictwa. W innym wypadku wiadomość może wprowadzić czytelnika w stan dezorientacji. Otwiera też furtkę do snucia domysłów. Niespójny komunikat może skutecznie spowolnić
a nawet zatrzymać pracę do momentu wyjaśnienia “co autor miał na myśli”. Brak spójności pomaga więc w tworzeniu szumów komunikacyjnych – wroga numer jeden efektywnej komunikacji mailowej (i nie tylko).
Complete – kompletny
Uwzględnij w mailu wszystkie istotne w sprawie informacje, aby uniknąć dodatkowych wiadomości, telefonów lub spotkań, które będą wydłużały procesy. Mogą również powodować zamieszanie i dezorientację spowodowaną częściowym przekazywaniem informacji za pomocą różnych kanałów komunikacyjnych.
Courteous – uprzejmy
Niezależnie od tego czego i kogo dotyczy Twoja wiadomość – bądź uprzejmy. Staraj się być szczery
i empatyczny. Nie używaj wykrzykników i wielkich liter, które kojarzą się z krzykiem i agresją. Pokazuj rozmówcy, że go rozumiesz – dobrze sprawdza się tutaj parafrazowanie. Jednocześnie bądź asertywny i nie staraj się za wszelką cenę przypodobać odbiorcy wiadomości.
Podsumowanie
Efektywna komunikacja mailowa jest niezwykle istotna, zwłaszcza w pracy biurowej. Tworzenie skutecznych wiadomości tekstowych bywa jednak kłopotliwe. W opanowaniu tej sztuki pomaga metoda 7C porządkująca to jak napisać maila w kompleksowy sposób. Jasny, zwięzły, konkretny, poprawny, spójny, kompletny
i uprzejmy mail to wszystko, czego potrzebujesz, aby być zrozumianym i ułatwić pracę sobie i innym.
FAQ
Jakie są zasady metody 7C?
- Clear (jasność): Stawiaj na prostotę i jasność komunikatu, unikaj zbędnych ozdobników i nie pozostawiaj miejsca na niepotrzebne interpretacje.
- Concise (zwartość): Formułuj krótkie i precyzyjne zdania, nie rozpisuj się na tematy niezwiązane z istotą wiadomości.
- Concrete (konkretność): Skup się na istotnych informacjach dla odbiorcy, segreguj i podawaj tylko to, co ma znaczenie w kontekście tematu.
- Correct (poprawność): Sprawdź wiadomość pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych, aby uniknąć nieporozumień.
- Coherent (spójność): Twórz logicznie spójne wiadomości, zachowując spójność w kontekście treści, tonu i słownictwa.
- Complete (kompletność): Uwzględnij wszystkie istotne informacje w mailu, aby uniknąć dodatkowych pytań i dezorientacji odbiorcy.
- Courteous (uprzejmość): Bądź uprzejmy, szczery i empatyczny w swoich wiadomościach, unikaj agresywnego stylu i staraj się pokazać zrozumienie dla rozmówcy.
Jakie są korzyści metody 7C w komunikacji mailowej?
Zastosowanie metody 7C w pisaniu maili przyczynia się do zwiększenia efektywności komunikacji, redukcji błędów, oszczędności czasu i poprawy jakości przekazywanych informacji. Pomaga również w utrzymaniu klarownej i profesjonalnej komunikacji w środowisku pracy.
Autor
