Prezentacja biznesowa. Poznaj zasady tworzenia i przygotuj dobre przemówienie!
Przed Tobą Twoja pierwsza prezentacja biznesowa? A może jesteś w tym temacie tzw. „starym wyjadaczem”, ale zdajesz sobie sprawę, że Twoim dotychczasowym przemówieniom czegoś brakuje? Zachęcam Cię do lektury artykułu, w którym przedstawiam kilka zasad tworzenia prezentacji.
Często w takich sytuacjach, nie mając czasu do stracenia, bierzemy kartkę i przystępujemy do pisania naszego przemówienia. Czy rozpocząć w taki, czy inny sposób? Czy zacząć od przedstawienia faktów, czy może opowiedzieć ciekawą historię?
To wszystko to oczywiście bardzo ważne pytania, które sobie zadajemy. Wprawdzie powinniśmy znaleźć na nie odpowiedź, ale… nie w tej kolejności! Zanim przysiądziesz do pisania samej treści przemówienia, powinieneś zastanowić się nad kilkoma istotnymi kwestiami:
- Do kogo właściwie kieruję swoją prezentację biznesową?
- Co jest moim celem i co chcę osiągnąć poprzez moje przemówienie?
- O czym zamierzam mówić?
To co? Przyjrzyjmy się temu bliżej!
Spis treści
Do kogo mówię? Czyli zdefiniuj odbiorców swojej prezentacji biznesowej
By zrozumieć, jak przygotować prezentację, najlepiej wyobraź sobie, że pracownik firmy X proponuje konkretne usprawnienia firmie Y, działającej w branży IT od dobrych paru lat. Jednocześnie podczas swojej prezentacji tłumaczy, dlaczego w dzisiejszych czasach tak istotny jest Internet i nowe technologie. Inny przykład – szef podczas szkolenia wprowadzającego mówi nowym pracownikom, którzy są świeżo po studiach i podejmują pierwszą pracę w zawodzie, że firma pracuje na KPI, a dodatkowo jeszcze dba o wellbeing, zapewniając system kafeteryjny. Chyba już wiesz, co chcę przez to powiedzieć?
Bardzo często jest tak, że osoba przygotowująca przemówienie zupełnie nie dostosowuje prezentowanych treści do swojej grupy odbiorców. Przedstawicielom firmy IT nie trzeba tłumaczyć, dlaczego w dzisiejszych czasach ważny jest Internet, a nowym pracownikom stawiającym pierwsze kroki na rynku pracy należy dokładnie wyjaśnić, czym są KPI czy system kafeteryjny – mają prawo tego nie wiedzieć.
Przed przystąpieniem do przygotowywania właściwej treści prezentacji biznesowej, stwórz tzw. personę – czyli jak najdokładniej scharakteryzuj osobę, która z dużym prawdopodobieństwem znajdzie się w gronie Twoich odbiorców.
Zasady tworzenia prezentacji, czyli stwórz personę
Na pierwszy rzut oka może Ci się wydawać, że ten pomysł nie ma sensu – po co masz się zastanawiać, ile Twój odbiorca może mieć lat czy co jest dla niego motywujące? Jeśli zastanowisz się nad tym głębiej dojdziesz do wniosku, że w gruncie rzeczy im więcej wiesz na temat odbiorcy swojego przemówienia, tym lepiej! Dzięki takiej analizie dowiadujesz się, że np. prowadząc prezentację biznesową przedstawicielom firmy X, konkurującej z firmą Y, nie warto podawać przykładu firmy Y jako idealnie posługującej się jakąś technologią. Wcześniej skrupulatnie scharakteryzowałeś swojego odbiorcę i wiesz, że to mogłoby nie zadziałać na Twoją korzyść. No chyba że Twoim celem jest wyprowadzenie odbiorcy z równowagi… ale o celu przemówienia za chwilę.
W jakim celu przygotowujesz swoje przemówienie?
Czyli inaczej – co chcesz osiągnąć poprzez swoją prezentację biznesową? Z czym zamierzasz zostawić słuchaczy? Może Twoim celem jest nakłonienie klienta do zakupu oferowanego produktu, a może po prostu przekazanie pewnych istotnych informacji? Najczęściej mówimy o trzech rodzajach wystąpień:
- Wystąpienia informacyjne – jak sama nazwa wskazuje, ich celem jest przekazanie słuchaczom jakichś nowych (!) informacji czy wprowadzenie innej perspektywy. Jako mówca – relacjonujesz pewne fakty, które są dla odbiorców nowe, inspirujące.
- Wystąpienia perswazyjne – w ramach takiego przemówienia Twoim celem jest wpłynięcie na postawy, wartości lub opinie Twoich słuchaczy – chcesz nakłonić ich do konkretnego działania czy zmiany. Jako mówca – nie relacjonujesz, ale przekonujesz.
- Wystąpienia humorystyczne – przemawiasz, żeby rozbawić, Twoim celem jest przede wszystkim dostarczenie słuchaczom rozrywki.
Zanim przystąpisz do tworzenia treści swojego przemówienia, musisz wiedzieć, co chcesz właściwie osiągnąć. Dzięki temu łatwiej Ci będzie odpowiedzieć na pytanie, z czym konkretnie zamierzasz zostawić swoich słuchaczy.
O czym chcesz mówić? Czyli zasady tworzenia prezentacji, a właściwie jej treści
Klamka zapadła! Szef poprosił Cię, abyś wygłosił przemówienie na konkretny temat. Zgodziłeś się. No dobrze, temat wystąpienia znasz, ale co dalej? W jaki sposób przygotować prezentację, szczególnie gdy obszar, którego ma dotyczyć nie jest Ci dobrze znany?
W takiej sytuacji proponuję Ci, żebyś wziął czystą kartkę A4 i długopis. Na środku kartki napisz temat, którego ma dotyczyć Twoje przemówienie. W następnym kroku zrób porządną burzę mózgów (najlepiej sam ze sobą) i wypisz wszystkie rzeczy, które kojarzą Ci się z tematem wystąpienia. Najprawdopodobniej powstanie piękna mapa myśli będąca zlepkiem różnych obszarów, jednak mających wspólny rdzeń.
Jak już to zrobisz, oderwij się od tego na chwilę! Idź na spacer czy zjedz jakiś dobry obiad. Po powrocie usiądź z powrotem do swojej mapy myśli i zastanów się:
- Co jest Twoim zdaniem najistotniejsze?
- W związku z powyższym – jakich treści chcesz użyć w swoim przemówieniu?
- Co jest mniej ważne, z czego więc możesz zrezygnować?
Jak już odpowiesz na powyższe pytania i będziesz miał wstępną listę tematów, które poruszysz w trakcie swojej prezentacji biznesowej, wróć do stworzonej persony. Zastanów się, jakie treści będą odpowiednie ze względu na specyfikę Twojej grupy odbiorców, a z jakich bezpieczniej zrezygnować.
Podsumowanie
Po przeczytaniu tego artykułu już wiesz, że pierwsze, co powinieneś zrobić, to zdefiniować grupę odbiorców – a więc odpowiedzieć sobie na pytanie, do kogo kieruję swoje przemówienie? Następnie czeka Cię określenie celu Twojego wystąpienia – ten zabieg jest niezbędny dla stworzenia rzeczowego przemówienia, nieodbiegającego od głównego tematu. Nie zapomnij też o burzy mózgów, podczas której zastanowisz się, o czym warto powiedzieć?
Jeśli powyżej opisane kroki masz już za sobą, to mogę śmiało powiedzieć – za Tobą kawał naprawdę dobrej roboty! Teraz możesz przystąpić do przygotowania treści swojego przemówienia.
Hmm… Ale w jaki sposób, krok po kroku, przygotować swoją prezentację? Od czego zacząć? Jak utrzymać zainteresowanie słuchaczy? Na te i inne pytania odpowiem w kolejnym artykule, dlatego koniecznie obserwuj naszego UpSkillowego bloga!
FAQ
Dlaczego warto dostosować treść prezentacji do grupy odbiorców?
Dostosowanie treści prezentacji do grupy odbiorców jest istotne, ponieważ różne grupy mają różne poziomy wiedzy, potrzeby i oczekiwania. Dostosowanie treści do odbiorców zwiększa skuteczność przekazu i pozwala osiągnąć zamierzony cel.
Jakie są trzy główne rodzaje wystąpień?
- Wystąpienia informacyjne mają na celu przekazanie nowych informacji i inspirujących faktów.
- Wystąpienia perswazyjne mają na celu wpływanie na postawy, wartości lub opinie odbiorców.
- Wystąpienia humorystyczne mają na celu dostarczenie rozrywki i zabawę słuchaczom.
Jak określić cel prezentacji biznesowej?
Określenie celu prezentacji polega na zdefiniowaniu, czego chcemy osiągnąć poprzez nasze przemówienie. Może to być np. nakłonienie klienta do zakupu, przekazanie istotnych informacji lub zmiana postaw i zachowań słuchaczy.
Autor
